Obrigações legais e contábeis previstas em Lei requerem uma agenda condominial organizada para 2011

Administrar condomínios tem se tornado uma tarefa cada dia mais complexa, visto que todos os anos são aprovadas novas Leis e surgem novas  regulamentações. A burocracia não para de aumentar, os prazos mudam e, com  isso, a responsabilidade do síndico aumenta proporcionalmente. No final do  ano, em especial, síndicos e administradores devem estar atentos e organizados em relação aos compromissos que devem ser replanejados para mais um exercício que chega: o próximo ano. Alguns itens, inclusive, têm exigência legal equivalente a de uma empresa convencional.

Cada compromisso fiscal ou administrativo tem a sua respectiva periodicidade, cujos prazos devem ser observados para facilitar e proporcionar um melhor controle do condomínio. Por exemplo, a Certificação AVCB (Auto de Vistoria do Corpo de Bombeiros), que varia o  tempo de atualização conforme a aprovação do Corpo de Bombeiros do município. Esse item, explica o Gerente de Contabilidade da Auxiliadora Predial, Jens Martin Voelcker, depende de um município para outro. “Normalmente, costuma ser de três anos para condomínios residenciais e dois anos para condomínios comerciais”, diz. Conforme orienta o profissional, como as obrigações são muitas, é importante que os responsáveis pelo condomínio fiquem atentos e se organizem para que os prazos sejam cumpridos, de acordo coma legislação. Sobretudo nesta época de final de ano, ressalta ele, quando muitos entram em férias. Outra dica do contabilista é aproveitar o período para fazer um planejamento para o ano vindouro.

A Brigada de Incêndio tem um treinamento obrigatório cuja atualização deve ocorrer, no máximo, anualmente, também dependendo do Corpo de Bombeiros e à legislação estadual inerente. Outro serviço, o Atestado de Formação de Brigada, exigido na renovação do AVCB, é obrigatório junto com a revisão mensal dos extintores e das suas recargas anuais, enquanto o teste hidrostático, que confirma a ausência de vazamentos e capacidade de resistência mecânica de diversos equipamentos, além de propiciar alívio de tensões residuais de soldagem, de modo a que a estrutura ou equipamento testado funcione com segurança, deve ser feito a cada cinco anos.

Recursos Humanos

No que tange aos funcionários do condomínio, é preciso observar a formação da Comissão Interna de Prevenção de Acidentes (CIPA) e o Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional (PCMSO). Ambos devem ser renovados anualmente. O último, obtido já no momento da admissão, mudança de função, retorno ao trabalho – se afastado por período maior do que 30 dias, e demissão. Ele protege os moradores de ações judiciais originadas por acidentes de trabalho.

Ainda, anualmente, devem ser observados o Programa de Prevenção de Riscos Ambientais (PPRA) e a RAIS (Relação Anual de Informações Sociais), geralmente feita na segunda quinzena de março. Anual ou mensal, dependendo da contratação, pode ser o Seguro de Vida em Grupo, normalmente realizado em conjunto com o seguro predial do condomínio. Todavia, este depende, também, do que for estabelecido pela Convenção Coletiva de Trabalho da região.

As contribuições sindicais gerais e a contribuição sindical patronal devem ser realizadas até 31 de janeiro de cada ano. Por sua vez, o cadastro no PAT (Programa de Alimentação do Trabalhador) deve ser elaborado uma única vez, via site. Os Encargos Trabalhistas - INSS, FGTS, PIS, entre outros – são mensais ou de acordo com a Convenção Coletiva de Trabalho da região.

Leão

Condomínios são dispensados de Imposto de Renda (IR). É necessária anualmente, sim, a DIRF (Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte), feito até o último dia de fevereiro, que é uma declaração elaborada pelas fontes pagadoras e não deve ser confundida com o Imposto de Renda. Nela, o condomínio deve declarar os pagamentos das retenções com dados extraídos das notas fiscais e de seus pagamentos e folha de funcionários. Por exemplo, o CNPJ ou CPF do recebedor, valor pago e valor da retenção e o código do tributo. Para que o administrador fique atualizado quanto à legislação de IR é possível consultá-la no site da Receita Federal. Contudo, o contabilista Jens Voelcker lembra que há, ainda, obrigações municipais, dependendo do município, e que também precisam ser cumpridas.

Contratação de serviços

Todos os condomínios, independentemente do porte, obedecem às mesmas regras para recolhimento de tributos e recolhimento de contribuições ao contratar os serviços tanto de empresas quanto de autônomos. Nesse aspecto, há providências específicas que precisam ser tomadas quanto à contratação e ao pagamento e recolhimento / retenção das taxas em contratos de prestação de serviços.

No que tange à infraestrutura do condomínio, também há prazos a serem obedecidos, conforme prevê a legislação. O Seguro Predial, por exemplo, é anual, a repintura da fachada deve ser feita a cada cinco anos, mesmo prazo para a lavagem e restauração da fachada. Já para as instalações elétricas, é recomendado emitir laudo a cada dois anos. A revisão de para-raios deve ser anual, tal qual a medição ôhmica e emissão de laudo técnico de para-raios.

Também anual é o RIA (Relatório de Inspeção Anual) dos elevadores. A limpeza de caixas d'água são semestrais, sendo que a análise bacteriológica da mesma é recomendada a cada limpeza. Ainda segundo a legislação, a vistoria da rede de gás precisa ser efetuada a cada dois ou três anos para a obtenção do AVCB (Auto de Vistoria do Corpo de Bombeiros. Já a desinsetização das áreas comuns deve ser feita pelo menos a cada seis meses.

Seja no âmbito fiscal ou de manutenção predial, a gestão de um condomínio contempla atividades diversas que envolvem recursos, tempo, solicitação de propostas e planejamento. As obrigações do próximo período iniciam já em 1º de janeiro e, para chegar no término de 2011 com a contabilidade e outras obrigações em dia, vale esboçar previsões em uma agenda, elaborada pelo próprio síndico ou, ainda, em conjunto com um profissional contábil ou administradora.